Amazon est devenu un outil incontournable pour de nombreuses entreprises, offrant un large éventail de produits et services. Cependant, la gestion des factures pour ces achats professionnels peut parfois sembler complexe. Il est essentiel de récupérer vos factures Amazon pour assurer une comptabilité rigoureuse et faciliter la déclaration de la TVA, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME).
La complexité apparente de l'obtention des factures sur Amazon provient souvent d'une configuration initiale incomplète du compte ou d'une méconnaissance des différentes options proposées par la plateforme. De plus, il est parfois difficile de distinguer les factures émises directement par Amazon de celles provenant des vendeurs tiers, rendant le processus de récupération des factures pour les achats professionnels sur Amazon chronophage. Nous vous aiderons à démystifier ce processus, à mettre en place une méthode efficace pour récupérer et organiser vos factures Amazon, et à maîtriser la gestion de vos documents comptables en toute simplicité.
Comprendre les factures amazon : types et fournisseurs
Avant de commencer à récupérer vos factures pour vos achats professionnels sur Amazon, il est important de comprendre les différents types de factures que vous pouvez trouver sur la plateforme et qui est responsable de leur émission. Cette distinction est cruciale pour s'assurer de la conformité des factures avec les exigences légales et fiscales, et pour faciliter votre comptabilité d'entreprise.
Factures amazon retail
Les factures Amazon Retail sont émises directement par Amazon pour les produits qu'elle vend et expédie elle-même. Ces factures sont généralement faciles à identifier et à télécharger depuis votre compte Amazon Business. Elles comportent des mentions obligatoires telles que le numéro de TVA d'Amazon (si applicable), l'adresse d'Amazon, les détails de la transaction, et les taux de TVA appliqués. La conformité de ces factures avec les normes fiscales est un atout majeur pour la gestion de votre comptabilité.
Une facture Amazon Retail est un document officiel qui prouve votre achat auprès d'Amazon en tant que vendeur direct. Il est important de noter qu'Amazon peut utiliser différents numéros de TVA selon le pays depuis lequel la commande est expédiée. Vérifiez toujours que les informations sont correctes et complètes avant de l'utiliser pour votre comptabilité. Amazon vend plus de 350 millions de produits différents. Les entreprises qui utilisent Amazon Retail bénéficient d'une gestion simplifiée de leurs factures.
Factures marketplace (vendeurs tiers)
Les factures Marketplace sont émises par les vendeurs tiers qui utilisent la plateforme Amazon pour vendre leurs produits. Ces factures sont soumises aux propres règles de facturation du vendeur, et il est donc essentiel de vérifier leur conformité avec les exigences légales de votre pays. Il est important de s'assurer que le vendeur est assujetti à la TVA et que la facture contient toutes les mentions obligatoires, notamment le numéro de TVA du vendeur, l'adresse de l'entreprise, et une description détaillée des produits achetés. Il est crucial de vérifier le statut fiscal du vendeur.
L'identification du vendeur est primordiale avant de télécharger la facture. Amazon propose des outils pour identifier le vendeur et son statut fiscal. Il est impératif de vérifier ces informations, surtout si vous souhaitez récupérer la TVA. Plus de 50% des ventes sur Amazon sont réalisées par des vendeurs tiers. Il est donc essentiel de bien comprendre comment gérer les factures Marketplace pour une gestion comptable efficace. Environ 60 000 nouveaux vendeurs rejoignent la marketplace d'Amazon chaque année.
Factures téléchargeables et non téléchargeables
Certaines factures sont disponibles immédiatement en téléchargement depuis votre compte Amazon, tandis que d'autres ne le sont pas. Les factures proforma, les commandes en attente ou les commandes nécessitant une vérification supplémentaire peuvent ne pas être disponibles immédiatement. Il peut y avoir un certain délai avant que la facture ne soit générée et mise à disposition. Comprendre ce délai est essentiel pour anticiper la gestion de vos documents comptables.
La disponibilité immédiate d'une facture dépend du vendeur et du statut de la commande. Si une facture n'est pas disponible immédiatement, vous pouvez contacter le vendeur directement via Amazon pour demander une facture. Il est important de patienter au moins 24 heures après l'expédition de la commande avant de contacter le vendeur. Amazon gère des milliards de transactions chaque année, il est donc normal qu'il y ait parfois des délais. Un suivi régulier des commandes et des factures permet d'optimiser la gestion de vos achats.
Configuration essentielle du compte amazon professionnel (optimisation)
Pour faciliter la récupération de vos factures Amazon Business et garantir leur conformité, il est essentiel de configurer correctement votre compte Amazon professionnel. Cette configuration initiale vous permettra de centraliser la gestion de vos factures, d'optimiser votre comptabilité, et de gagner du temps précieux dans la gestion de vos documents comptables. Une bonne configuration initiale est la clé d'une gestion efficace.
Création ou conversion d'un compte professionnel
Avoir un compte Amazon professionnel offre de nombreux avantages, notamment la facturation centralisée, des outils de gestion des achats, des rapports détaillés, et la possibilité de bénéficier de tarifs préférentiels. Il vous permet également de séparer vos achats personnels de vos achats professionnels, facilitant ainsi la gestion de vos dépenses et la déclaration de vos impôts. Les avantages d'un compte professionnel sont nombreux.
La création d'un compte professionnel est simple et rapide. Vous pouvez soit créer un nouveau compte dédié à vos achats professionnels, soit convertir votre compte personnel existant en compte professionnel. Le processus de conversion est gratuit et vous permet de conserver votre historique d'achats. Les entreprises avec un compte Amazon Business augmentent en moyenne leur efficacité d'achat de 15%. La création d'un compte prend moins de 5 minutes. La création d'un compte Amazon Business permet d'accéder à des outils spécifiques pour les professionnels, tels que l'accès à des catalogues dédiés, des prix réduits, et une assistance personnalisée.
Renseigner les informations fiscales (TVA, numéro d'identification)
La saisie correcte de vos informations fiscales est cruciale pour obtenir des factures conformes à la législation en vigueur. Assurez-vous de renseigner votre numéro de TVA intracommunautaire (si applicable) et votre numéro d'identification fiscale. Une erreur dans ces informations peut entraîner des problèmes lors de la déclaration de la TVA et lors de la récupération de la TVA sur vos achats. Il est essentiel de vérifier l'exactitude des informations fiscales.
Le format du numéro de TVA est important. Pour la France, il doit commencer par "FR" suivi de 11 chiffres ou lettres. Amazon valide ces informations, mais il est de votre responsabilité de vérifier l'exactitude des données saisies. Plus de 25% des entreprises font des erreurs dans la saisie de leur numéro de TVA. Cette vérification assure une bonne conformité des factures. La validation de votre numéro de TVA auprès des services fiscaux est une étape cruciale pour éviter les problèmes lors de la déclaration de la TVA. En France, le taux normal de TVA est de 20% pour la plupart des biens et services.
Paramètres de livraison et de facturation
Vérifiez et mettez à jour régulièrement vos adresses de livraison et de facturation par défaut. Vous pouvez gérer plusieurs adresses de livraison pour différents départements ou projets au sein de votre entreprise. Assurez-vous que l'adresse de facturation correspond à celle enregistrée auprès des autorités fiscales. La cohérence des informations est primordiale pour une gestion efficace.
La possibilité de gérer plusieurs adresses de livraison est particulièrement utile pour les entreprises ayant plusieurs sites ou succursales. Cela vous permet de centraliser les achats tout en les affectant à différents centres de coûts. Une bonne gestion des adresses de livraison réduit de 10% les erreurs de livraison. Définir l'adresse de facturation correcte évite les problèmes de comptabilité. Il est possible de définir des adresses de livraison et de facturation spécifiques pour chaque utilisateur au sein d'un compte Amazon Business. Un nombre croissant d'entreprises utilisent cette option.
- Vérifiez régulièrement vos informations fiscales.
- Mettez à jour vos adresses de livraison et de facturation.
- Activez la facturation automatique si disponible.
Activer la facturation automatique (si possible)
Certaines options de facturation automatique peuvent être disponibles sur Amazon Business. Vérifiez si vous pouvez activer une option permettant de recevoir automatiquement les factures par e-mail ou de les télécharger en masse. L'activation de cette option peut simplifier considérablement votre processus de récupération des factures et vous faire gagner un temps précieux. L'automatisation est la clé d'une gestion efficace.
L'activation de la facturation automatique peut présenter des avantages et des inconvénients. L'avantage principal est le gain de temps. L'inconvénient est que vous devez vérifier régulièrement que les factures sont bien conformes à vos besoins. Amazon teste régulièrement de nouvelles fonctionnalités et options de facturation automatique. L'activation de la facturation automatique peut réduire de 20% le temps consacré à la gestion des factures. Activer la facturation automatique facilite le travail.
Récupérer les factures individuelles sur amazon
Il existe plusieurs méthodes pour récupérer vos factures individuelles sur Amazon. La méthode la plus courante consiste à passer par la section "Vos Commandes" de votre compte. Nous allons vous guider à travers cette méthode étape par étape, en vous donnant des conseils pratiques pour faciliter votre recherche et optimiser votre temps.
Méthode 1 : via la section "vos commandes"
Connectez-vous à votre compte Amazon et accédez à la section "Vos Commandes". Vous y trouverez la liste de toutes vos commandes passées. Utilisez les filtres de recherche pour localiser la commande dont vous souhaitez récupérer la facture. Amazon propose une interface intuitive pour faciliter votre recherche de factures.
Vous pouvez filtrer les commandes par date, par vendeur ou par type de produit. Une fois la commande localisée, recherchez le bouton "Facture" ou "Télécharger la facture". Si la facture n'est pas disponible immédiatement, vous pouvez contacter le vendeur pour la demander. Le délai de mise à disposition des factures varie en fonction du vendeur et du type de produit. Amazon conserve l'historique des commandes pendant plusieurs années, facilitant la recherche des factures. L'historique des commandes est un atout précieux pour la gestion de vos documents comptables.
Méthode 2 : utilisation du "business analytics" (si disponible)
Si vous avez un compte Amazon Business, vous pouvez utiliser l'outil "Business Analytics" pour extraire des données de facturation et générer des rapports personnalisés. Cet outil vous permet d'analyser vos dépenses, de suivre vos achats de manière plus efficace, et d'identifier les tendances d'achat au sein de votre entreprise. Business Analytics facilite l'analyse de vos dépenses.
Le "Business Analytics" offre une vue d'ensemble de vos dépenses sur Amazon et vous permet d'identifier les principaux fournisseurs et les catégories de produits les plus achetées. Cet outil est particulièrement utile pour les entreprises ayant un volume d'achats important sur Amazon. Amazon Business compte plus de 5 millions de clients dans le monde. L'outil Business Analytics est un atout majeur pour la gestion des dépenses. Il vous aide à mieux contrôler les coûts.
Conseils et astuces
- Utilisez les filtres de recherche pour localiser rapidement vos factures.
- Contactez le vendeur si la facture n'est pas disponible immédiatement.
- Définissez un rappel régulier pour récupérer vos factures.
Pour faciliter la recherche de vos factures, utilisez des mots-clés pertinents dans la barre de recherche, tels que le nom du produit, le nom du vendeur ou le numéro de commande. Vérifiez régulièrement votre boîte de réception, car Amazon peut vous envoyer une notification lorsqu'une facture est disponible. L'utilisation de mots-clés pertinents accélère la recherche de vos documents comptables.
Définissez un rappel régulier, par exemple chaque fin de mois, pour récupérer vos factures Amazon et les classer dans votre système de comptabilité. Cela vous évitera de perdre du temps à rechercher des factures au moment de la déclaration de la TVA. La mise en place d'un rappel permet d'économiser en moyenne 2 heures par mois. La réactivité dans la récupération des factures est essentielle. Un suivi régulier permet d'anticiper les problèmes.
Récupérer les factures groupées (gain de temps)
Si vous effectuez un grand nombre d'achats sur Amazon Business, la récupération des factures individuelles peut être fastidieuse. Heureusement, il existe des méthodes pour récupérer les factures groupées et ainsi gagner du temps précieux. La récupération groupée est une solution idéale pour les entreprises à fort volume d'achats.
Téléchargement massif
Amazon propose parfois une fonctionnalité de téléchargement groupé des factures, bien que cette option ne soit pas toujours disponible pour tous les types de comptes. Si cette fonctionnalité est disponible, vous pouvez sélectionner une plage de dates et télécharger toutes les factures correspondantes en une seule fois. Le téléchargement massif est un atout majeur pour la gestion de vos documents comptables. Plus de 70% des entreprises utilisent la fonctionnalité de téléchargement groupé lorsqu'elle est disponible.
La fonctionnalité de téléchargement massif peut être particulièrement utile pour les entreprises qui effectuent des centaines d'achats sur Amazon chaque mois. Elle vous permet de gagner un temps considérable par rapport à la récupération des factures individuelles. La disponibilité de cette fonctionnalité dépend de votre type de compte Amazon et de votre historique d'achats. Il existe plus de 12 millions de produits disponibles sur Amazon. Le téléchargement massif optimise votre temps et facilite votre comptabilité.
Utilisation d'outils tiers (connecteurs amazon)
Il existe des solutions logicielles tierces qui automatisent la récupération des factures Amazon et les intègrent directement avec vos logiciels de comptabilité. Ces outils se connectent à votre compte Amazon et téléchargent automatiquement les factures, vous évitant ainsi de devoir le faire manuellement. L'utilisation d'outils tiers permet d'automatiser la gestion des factures.
L'utilisation d'outils tiers peut être une solution intéressante pour les entreprises qui souhaitent automatiser complètement leur processus de récupération des factures Amazon. Cependant, il est important de choisir un outil fiable et sécurisé, et de vérifier sa compatibilité avec votre logiciel de comptabilité. Ces outils peuvent réduire le temps de gestion des factures de plus de 50%. Les outils tiers permettent de mieux organiser les factures. Choisir un outil fiable est essentiel.
- Automatisation de la récupération des factures
- Intégration directe avec les logiciels de comptabilité
- Réduction du temps de gestion des factures
Rapports de synthèse
Amazon vous permet de générer des rapports de synthèse de vos dépenses, qui peuvent être utiles pour la comptabilité et le suivi budgétaire. Ces rapports contiennent des informations sur les montants dépensés, les catégories de produits achetées et les principaux fournisseurs. L'utilisation de rapports de synthèse facilite le suivi de vos dépenses.
Ces rapports peuvent être téléchargés au format CSV et importés dans votre logiciel de comptabilité. Ils vous permettent d'avoir une vue d'ensemble de vos dépenses sur Amazon et de suivre l'évolution de votre budget. L'analyse des rapports de synthèse permet une meilleure gestion des dépenses. Les rapports de synthèse aident à identifier les principaux postes de dépenses. Les rapports de synthèse permettent d'identifier les économies potentielles.
Gérer les problèmes courants et les factures manquantes
Malgré toutes les précautions prises, il peut arriver que vous rencontriez des problèmes avec vos factures Amazon. Nous allons vous présenter les problèmes les plus courants et les solutions pour les résoudre, afin de vous aider à gérer efficacement vos documents comptables. Une gestion proactive des problèmes est essentielle.
Facture non disponible
Si une facture n'est pas disponible immédiatement, cela peut être dû à un délai de traitement, à une erreur du vendeur ou à une commande en attente. Dans ce cas, vous pouvez contacter le vendeur directement via Amazon pour demander la facture. La communication avec le vendeur est une étape importante.
Si le vendeur ne répond pas ou ne peut pas fournir la facture, vous pouvez contacter le service client Amazon pour obtenir de l'aide. Assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires à portée de main, telles que le numéro de commande et les détails de la facture manquante. Le service client Amazon peut aider dans 80% des cas de factures manquantes. La patience est de mise en cas de problème. Le service client Amazon est disponible pour vous aider.
Facture erronée
Si une facture contient une erreur, telle qu'un prix incorrect, une erreur de TVA ou une adresse de facturation incorrecte, vous devez contacter le vendeur pour demander une facture rectificative. Expliquez clairement l'erreur et fournissez les informations correctes. La correction des erreurs est essentielle pour une comptabilité précise.
Le vendeur est responsable de corriger les erreurs sur la facture. Si le vendeur ne répond pas ou refuse de corriger l'erreur, vous pouvez contacter le service client Amazon pour signaler le problème. Les factures erronées représentent environ 5% des factures Amazon. La réactivité est primordiale pour corriger les erreurs. Il est important de signaler les erreurs rapidement.
Facture perdue
Si vous avez perdu une facture, vous pouvez la rechercher dans votre historique des commandes sur Amazon. Si vous ne la trouvez pas, vous pouvez contacter le vendeur ou le service client Amazon pour la demander à nouveau. La recherche dans l'historique des commandes est une première étape importante.
Il est recommandé de mettre en place un système de classement efficace pour éviter de perdre vos factures. Vous pouvez utiliser un système de classement numérique ou physique, ou les deux. La perte de factures peut être évitée avec une bonne organisation. Un système de classement permet de retrouver rapidement les factures. Un système de classement efficace est essentiel.
Comment contacter le support client amazon pour les problèmes de facturation
Pour contacter le support client Amazon pour les problèmes de facturation, accédez à la section "Aide" de votre compte et recherchez l'option "Contactez-nous". Vous pouvez choisir de contacter le support client par téléphone, par e-mail ou par chat. Le support client Amazon est disponible pour vous aider. Plus de 90% des demandes au support client sont résolues en moins de 24 heures.
Avant de contacter le support client, préparez toutes les informations nécessaires, telles que le numéro de commande, les détails de la facture manquante et une description claire du problème. Soyez poli et courtois lors de votre communication avec le support client. Une communication claire et précise facilite la résolution des problèmes. Une bonne préparation facilite la résolution du problème.
Conseils pour éviter de perdre des factures:
Mettre en place un système de classement efficace, nommer clairement les fichiers de factures téléchargées et sauvegarder régulièrement les factures sur un disque dur externe ou dans le cloud sont les meilleures pratiques à adopter pour ne pas égarer ses factures. L'adoption de ces pratiques prévient de nombreux problèmes en cas de contrôle fiscal ou d'audit interne. La prévention est la meilleure solution.
Avoir un système de classement numérique et physique, même basique, évite la perte des factures. Nommer les fichiers des factures avec une nomenclature claire (date, fournisseur, numéro de commande) aide à les retrouver facilement. Effectuer des sauvegardes régulières sur un disque dur externe, un cloud ou un autre support est une sécurité en cas de perte de données. La perte de données est un problème rencontré par 15% des entreprises. La sauvegarde des données évite ce problème. La sauvegarde régulière est une sécurité.
Optimiser votre gestion des factures amazon pour une comptabilité sans souci (idées originales)
Pour une comptabilité encore plus simple et efficace, vous pouvez optimiser votre gestion des factures Amazon Business en intégrant votre compte avec votre logiciel de comptabilité et en mettant en place un flux de travail interne. L'optimisation est la clé d'une comptabilité sans souci. L'intégration et l'automatisation facilitent la gestion des factures.
Intégration avec votre logiciel de comptabilité
De nombreux logiciels de comptabilité proposent des connecteurs Amazon Business qui permettent d'importer automatiquement les factures dans votre système. Vous pouvez également importer les factures au format CSV si votre logiciel ne propose pas de connecteur direct. L'intégration avec votre logiciel de comptabilité simplifie le processus comptable.
L'intégration avec votre logiciel de comptabilité vous permet d'automatiser l'enregistrement des transactions et d'éviter les erreurs de saisie. Cela vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur d'autres aspects de votre entreprise. L'automatisation des tâches comptables réduit le risque d'erreurs de 30%. L'intégration du compte Amazon permet un meilleur suivi des dépenses. L'intégration avec votre logiciel comptable est cruciale pour une bonne gestion.
Utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR)
Si vous recevez des factures Amazon au format image, vous pouvez utiliser des outils OCR pour extraire automatiquement les données. Ces outils reconnaissent les caractères présents sur l'image et les convertissent en texte, ce qui vous permet d'importer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'OCR facilite le traitement des factures au format image.
L'OCR vous permet de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie, en particulier si vous avez un volume important de factures à traiter. Il existe de nombreux outils OCR gratuits ou payants disponibles sur le marché. L'utilisation de l'OCR réduit le temps de saisie des données de 40%. L'OCR facilite le traitement des factures au format image. L'OCR est un outil puissant pour la gestion des factures. 123Facture est un logiciel spécialisé dans le traitement des factures.
Mise en place d'un flux de travail interne
Définissez clairement les responsabilités au sein de votre entreprise : qui est responsable de la récupération et du traitement des factures Amazon ? Établissez une procédure claire : quand et comment récupérer les factures ? Comment les classer et les archiver ? La mise en place d'un flux de travail interne est essentielle pour une bonne organisation.
- Définition des responsabilités
- Procédure de récupération des factures
- Classement et archivage des factures
Un flux de travail interne bien défini permet de garantir que toutes les factures sont traitées correctement et en temps voulu. Cela vous évite de perdre des factures et de commettre des erreurs lors de la déclaration de la TVA. Un flux de travail bien défini améliore l'efficacité de la gestion des factures de 25%. La définition des responsabilités est essentielle pour une bonne gestion. Une bonne organisation est la clé d'une comptabilité sans souci.
Conseils pour la déclaration de la TVA
Utilisez vos factures Amazon pour déclarer la TVA correctement. Assurez-vous de vérifier que toutes les informations sont correctes, telles que le numéro de TVA du vendeur, les montants HT et TTC et les taux de TVA appliqués. La déclaration de la TVA nécessite une grande rigueur.
Évitez les erreurs courantes lors de la déclaration de la TVA, telles que la confusion entre les montants HT et TTC, l'utilisation de taux de TVA incorrects ou l'omission de factures. Consultez les ressources utiles sur la TVA mises à disposition par les autorités fiscales. Une déclaration de TVA correcte évite les pénalités fiscales. Le respect des règles de la TVA est primordial. En France, il existe différents taux de TVA applicables selon les produits et services. Le taux réduit de TVA est de 5,5% pour certains produits alimentaires et services.
Utiliser les données des factures amazon pour mieux gérer ses dépenses professionnelles
En analysant les informations contenues dans vos factures Amazon, vous pouvez identifier vos fournisseurs principaux, suivre l'évolution de vos dépenses par catégorie de produits et négocier de meilleurs prix avec vos fournisseurs. Les données contenues dans vos factures sont une source précieuse d'informations pour la gestion de vos dépenses. L'analyse des données permet une gestion plus efficace.
En identifiant vos principaux fournisseurs, vous pouvez concentrer vos efforts sur la négociation de meilleurs prix et de conditions de paiement plus avantageuses. En suivant l'évolution de vos dépenses par catégorie de produits, vous pouvez identifier les postes de dépenses les plus importants et prendre des mesures pour les optimiser. Une bonne analyse des données permet de réduire les coûts. La négociation de meilleurs prix avec les fournisseurs est un levier important. Une analyse régulière permet d'optimiser les dépenses.